Pour notre client, un acteur du service public, nous recherchons pour la direction RH un-e Assistant(e) qui supervisera et coordonnera l’équipe de gestionnaires RH.

Responsabilités

• Assistanat de direction RH:
  – assister la responsable du service dans l’organisation quotidienne et hebdomadaire de ses activités (gestion de l’agenda, séances, comités, préparation de dossiers décisionnels et supports pour les autorités locales)
  – rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents administratifs, notes, décisions et communications officielles
  – contribuer concrètement à diverses activités de la responsable du service
  – tenir une feuille de route pour permettre à la responsable du service de disposer d’une vue globale de l’ensemble des enjeux du service (moyens et longs termes)
  – le cas échéant, représenter la responsable du service dans diverses séances et comités

• Supervision du pôle administratif RH et amélioration des processus et de la communication RH:
  – superviser les activités du pôle administratif RH et accompagner le personnel du pôle
  – contribuer à la structuration, à la formalisation et à l’amélioration continue des processus RH
  – être garant-e de la qualité et de la conformité des documents et informations du service RH sur tout support
  – coordonner les informations et les communications du service RH

• Coordination avec les différents pôles RH et avec les services:
  – assurer un rôle d’interface et de coordination entre les différents pôles du service RH et notamment les assistantes ou assistants de direction des autres services
  – mettre en place des contacts privilégiés et des véritables partenariats avec les assistantes et assistants de direction des services

• Assistanat à la stratégie RH et aux projets transversaux
  – assister les membres du personnel en charge de projets dans les projets RH transversaux
  – assister la responsable du service dans la préparation, le suivi et l’évaluation de son portefeuille de projets

• Soutien aux partenaires RH en fonction des projets, activités et actualités des services sous gestion des partenaires
  – apporter ponctuellement un soutien aux partenaires RH ainsi que dans le cadre des interactions entre assistantes et assistants de direction des services sous leur responsabilité

• Gestion administrative et suivi des absences sur délégation de la responsable du service, suivre, contrôler et renseigner les absences de l’équipe dans le système de gestion du temps

Profil :

• Brevet fédéral d’assistant-e de direction ou formation jugée équivalente ; certificat de gestionnaire en ressources humaines un atout
• Minimum 7 ans dans une fonction administrative RH ou d’assistanat de direction RH idéalement au sein d’une collectivité publique
• Expérience en supervision ou coordination d’activités administratives RH
• Expérience dans la gestion d’une petite équipe
• Bonne connaissance du fonctionnement institutionnel et des enjeux du service public
• Français langue maternelle avec d’excellentes aptitudes de communication tant à l’écrit qu’à l’oral
• Goût pour l’organisation, la rigueur administrative et la bonne gestion des priorités
  capacité démontrée à structurer et formaliser des processus administratifs, dont la rédaction de directives ou procédures
• Discrétion absolue, loyauté institutionnelle et respect de la confidentialité
• Entregent et diplomatie
• Autonomie, fiabilité, proactivité et sens du service public
• Capacité à travailler en transversal et en équipe avec des interlocuteurs variés
• Aptitude à la médiation, à la conciliation et à la gestion des conflits.

En raison du volume de candidatures que nous recevons, nous regrettons de ne pouvoir contacter que les candidat-e-s sélectionné-e-s pour un entretien.